¿Has estado alguna vez en un equipo en el que hubiese confusión sobre quién debía encargarse de cada tarea? Seguramente, sí. De hecho, es algo que ocurre habitualmente, especialmente en los equipos grandes. Muchas tareas, muchas personas, y mucha confusión.

Para evitar ese tipo de situaciones, y lograr un trabajo en equipo más sencillo y organizado, hay distintas herramientas. Una de ellas es la matriz RACI, y de ella precisamente vamos a hablarte en esta ocasión.

¿Qué es la matriz RACI?

La matriz RACI es una herramienta que sirve para asignar las distintas responsabilidades de un trabajo en equipo.  De esta manera, todos sus miembros tendrán claras las tareas a realizar, y quién deberá encargarse de cada una de ellas.

Para esta matriz, hacen falta cuatro roles. Las iniciales de cada uno de ellos componen la palabra RACI. Son los siguientes.

R. Responsable. Este rol lo asumirá la persona encargada de realizar y finalizar la tarea.

A. Aprobador. Este rol será asumido por aquella persona que se encargue de revisar que la tarea se haga y se finalice.

C. Consultor. Este rol lo asumirá aquel que vaya a dar opinión experta sobre el tema en cuestión. Por lo tanto, el consultor debe ser una persona con conocimiento en la materia.

I. Informado. Es aquel al que se le comunicará el estado de cada tarea.

Una duda que puede surgirte, es si más de una persona podría asumir el mismo rol. Eso dependerá del rol. Por ejemplo, en el caso del responsable y del aprobador, lo recomendable es que haya una única persona para cada uno. En el caso del consultor o del informado, sin embargo, puede haber más de una persona asumiendo cada rol.

También podría ocurrir que una misma persona asumiese varios roles.

Lo que es importante, es que deben existir los cuatro roles para cada tarea (responsable, aprobador, consultor e informado).

¿Cómo se crea la matriz RACI?

A continuación, te indicamos cinco pasos que pueden ayudarte a implementar esta herramienta. ¡Vamos a verlos!

1. Definir quién forma parte del equipo

Si no está claro qué personas forman parte del equipo, será complicado asignar roles, tareas, hacer seguimiento, etc. Por lo tanto, lo primero que hará falta será identificar quiénes son parte del equipo.

2. Identificar qué tareas hay que hacer

Es importante conocer y desglosar las tareas que habrá que realizar para conseguir el objetivo del proyecto.

3. Concretar qué persona trabajará en cada tarea

Puede ocurrir que no todos los miembros del equipo participen en todas las tareas del proyecto. Por eso, es necesario saber quiénes, en concreto, formarán parte de cada una de ellas.

4. Asignar roles

Una vez que está claro qué tareas habrá que hacer en el proyecto, y quiénes participarán en cada una de ellas, es momento de asignar los distintos roles que hemos explicado previamente: responsable, aprobador, consultor e informado.

A la hora de hacerlo, puedes optar por indicar qué persona, en concreto, asumirá cada rol (Luis, María, Carlos,…) o la posición que ocupa esa persona ( técnico de marketing, analista,…).

Podría ser, por ejemplo, algo así:

5. Comunicar la matriz al equipo involucrado

Una vez que la matriz está confeccionada, es importante que todas las personas involucradas conozcan los roles asignados. De esta forma, sabrán qué se espera de ellos y también qué pueden esperar de los demás. También podrás conocer cuál es su visión sobre las responsabilidades asignadas.

Como ves, la matriz RACI es una herramienta que puede ser útil para organizar el trabajo en un equipo, especialmente si este es grande. Puede ser una forma de aumentar la productividad y disminuir las confusiones.

¡Esperamos que te haya resultado útil!