En esta ocasión, vamos a hablar de una etapa que tiene un gran impacto para tus profesionales: sus primeros días en tu empresa.

Si ya has realizado un buen proceso de selección para conseguir a la persona más adecuada para incorporar a tu equipo y lo has logrado, tenemos dos cosas que decirte.

Una es… ¡enhorabuena! Sin duda, el esfuerzo habrá merecido la pena, porque la empresa es el conjunto de personas que la forman. Si cuentas con los mejores profesionales, las probabilidades de éxito para tu empresa aumentan.

La otra cosa es… ¡esto no ha hecho más que empezar! Cuando incorporas a un nuevo miembro a tu empresa, debes tener una estrategia muy bien definida para asegurar que esa persona se integre lo mejor y más rápido posible, y para se sienta bien acogida. Es el momento de que entre en juego el plan de acogida.

¿Qué es el plan de acogida?

Es el itinerario que has creado para acompañar a tus nuevos profesionales durante su primera etapa en tu empresa. Está formado por distintas acciones, que ponen en el centro al empleado, y que han sido pensadas y planificadas de forma estratégica y con antelación. ¡Nada de improvisar!

¿Cuáles son esas acciones?

Estas dependerán de cada empresa, ya que no hay dos iguales. Ahora bien, en cualquiera de ellas, hay dos preguntas que la organización debería hacerse:

• ¿Qué quiero conseguir con este plan de acogida?

• ¿Cuál es el perfil de empleado que incorporo?

Vamos a verlo.

¿Qué quieres conseguir con este plan de acogida?

Debes tener muy claro el “para qué” del plan que vayas a diseñar. A esta pregunta no es suficiente con responder “para acoger mejor a mis empleados” ni tampoco “para que mis empleados se sientan más acompañados en sus primeros días”. Eso es muy general.  Exactamente, ¿qué quieres lograr con este plan? Cuanto más concreto, mejor.

¿Cuál es el perfil de empleado que incorporas?

Analizar este punto es importante para:

• Reflexionar sobre la información que necesitan conocer desde el principio tus nuevos profesionales.

• Pensar qué formato puedes dar a las acciones, para que sean lo más atractivas y útiles posible para el empleado que las va a recibir.

Si lo piensas, seguramente, una persona recién salida de su centro de estudios y sin experiencia profesional, no va a necesitar el mismo tipo de información que un profesional experimentado que va a gestionar un equipo de personas, por ejemplo. Sus funciones y responsabilidades no serán las mismas, por lo que necesitarán un plan de acogida que dé respuesta a lo que cada uno necesita. A lo mejor, el empleado que gestionará un equipo de personas necesitará conocer la herramienta que utilizará para evaluar a los miembros de su equipo, mientras que eso no lo necesita conocer el empleado junior, porque no tendrá equipo al que evaluar. Es únicamente un ejemplo.

Por otra parte, dependiendo de quiénes sean los empleados destinatarios de tu plan de acogida, podrás darle un formato u otro, para que el plan les resulte lo más atractivo posible.

¿Y después?

Toca el momento de dar forma al plan. Es decir, es momento de pensar qué acciones ayudarán a conseguir los objetivos que te has marcado. Deben ser acciones muy concretas y específicas.

Una vez que ya has definido las acciones ¿qué debes hacer?

Las deberás calendarizar. Es decir, deberás definir de forma clara y concreta cuándo se realizará cada una de ellas dentro del proceso de acogida.

También es fundamental realizar una buena comunicación. Es importante que todas las partes implicadas en el proceso conozcan los diferentes momentos que se vivirán durante el mismo. Es importante que las distintas personas y/o departamentos implicados estén bien coordinados.

Y esto es fundamental…

Debes conocer los resultados de esta experiencia. Recuerda que para mejorar algo, es necesario medirlo. Por ello, debes medir cómo ha sido la experiencia de tus empleados durante el proceso de acogida. Esto lo puedes hacer, por ejemplo, mediante una encuesta anónima, en la que tus profesionales valoren cómo ha sido el camino durante su primera etapa en tu empresa. Conocer esta información te ayudará a saber si las acciones planteadas responden a las necesidades de tus profesionales o, por el contrario, debes modificar tu planteamiento.

Resumiendo los 10 pasos…

¿Cuáles son las ventajas de tener un plan de acogida bien definido?

Contar con un plan de acogida bien definido tiene muchas ventajas, tanto para tus nuevos profesionales como para tu empresa. Algunas de ellas son:

• Reducir la incertidumbre de tus nuevos profesionales. Se sentirán más cómodos y tranquilos, ya que podrán contar con la información y el acompañamiento que necesitan en su primera etapa en tu empresa.

• Dar a tus nuevas incorporaciones la información correcta que necesitan conocer. Es importante que te asegures de que tus nuevos profesionales reciben la información de una manera exacta, evitando que se enteren a través de canales que a lo mejor no la conocen bien, y que podrían darles indicaciones equivocadas.

• Ayudar a tus nuevos profesionales a conocer mejor tu empresa. El plan de acogida es una buena oportunidad para que entiendan mejor la empresa, su cultura y valores, …

• Mejorar tu imagen de marca. Cuando alguien que conocemos comienza en una nueva organización, hay una pregunta que solemos hacer: ¿qué tal en la nueva empresa? Si la acogida es buena, tus nuevos profesionales lo dirán, y eso es un potente altavoz para tu empresa como marca empleadora. También es un potente altavoz si la experiencia es negativa, así que esfuérzate por cuidarla.

• Aumentar la productividad. Si tus nuevos profesionales conocen la información que necesitan desde el principio, antes podrán ponerse a trabajar.

• Humanizar tu marca. El plan de acogida es una buena oportunidad para mostrar y demostrar que para tu empresa las personas son importantes.

En conclusión, tener bien definido un plan de acogida en tu empresa es un paso fundamental tanto para tus nuevos profesionales como para tu empresa.

Recuerda que…

Podemos ayudarte con tu plan de acogida. Si lo necesitas, ¡contacta con nosotros/as!